Privacy beleid

Privacybeleid Cripple Creek

Artikel 1 Bedrijfsgegevens

Cripple Creek Huskies

06-11279564

Artikel 2 – Hoe werkt het?

Cripple Creek organiseert diverse husky activiteiten. Zo zijn er vastgezette activiteiten/tochten, maar uiteraard kunnen we ook op maat gemaakte activiteiten organiseren. Om dit waar te kunnen maken is het noodzakelijk om enkele persoonsgegevens op te slaan. We doen dit natuurlijk niet zomaar, want het gaat om jouw privacy en dat willen we op een heldere manier naar je communiceren.

Ook persoonsgegevens van personeel, vrijwilligers en stagiaires worden verwerkt en opgeslagen. In het Privacybeleid van Cripple Creek wordt beschreven welke gegevens worden opgeslagen, waar het wordt opgeslagen en waar deze gegevens voor worden gebruikt.

Artikel 3 – Wat zijn jouw rechten?

In het kader van bescherming van persoonsgegevens heb je enkele rechten:

Het recht van dataportabiliteit; wij zijn aan jou verplicht om, op aanvraag van jou, alle gegevens die wij van je hebben toe te sturen in een goed leesbaar formaat, zowel voor mens als machine.
Het recht van vergetelheid; wij zijn aan jou verplicht om, op aanvraag van jou, je gegevens die wij van je hebben te corrigeren of te verwijderen. Dit is alleen mogelijk als de gegevens niet meer nodig zijn, jij de gegeven toestemming intrekt, jij bezwaar aantekent, er sprake is van onrechtmatige verwerking, de wettelijk bepaalde bewaartermijn verstreken is en in het bijzonder als het gaat om gegevens van personen jonger dan 16 jaar.
Het recht van toestemming; wij zijn aan jou verplicht om toestemming te vragen om je gegevens te mogen verwerken. Hiervoor moet een bewuste handeling plaatsvinden, bijv. het aankruisen van een keuzevakje of het bevestigen van een inschrijving/aanmelding. Het intrekken van de toestemming moet net zo makkelijk zijn als het geven van toestemming.
Het recht van klachten indienen; mocht je onverhoopt toch een klacht willen indienen dan kun je daarvoor terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Contact: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

Artikel 4 – Wat zijn jouw plichten?

In het kader van bescherming van persoonsgegevens heb je ook enkele plichten:

Akkoord gaan met de cookies die geplaatst worden. In artikel 7 wordt beschreven welke cookies er worden geplaatst. Op de website verschijnt er een cookiemelding in beeld waar je zelf akkoord op moet geven.
Akkoord gaan met het privacybeleid. Dit privacybeleid wordt gepubliceerd op de website van Cripple Creek. Bij het maken van een reservering, het aanvragen van een offerte of het aanvragen van een brochure ga je akkoord met dit privacybeleid. Tevens ga je akkoord met het ontvangen van e-mails omtrent je boeking.

Artikel 5 – Wat doen we met jouw gegevens?

Het opslaan van persoonsgegevens moet ten grondslag liggen aan één van de volgende 6 punten:

Toestemming van de gebruiker
Vitale belangen
Wettelijke verplichting
Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
Algemeen belang
Gerechtvaardigd belang
Per categorie proberen we duidelijk te beschrijven welke gegevens, waar, waarom en voor hoelang ze worden opgeslagen. Mocht daar alsnog onduidelijkheid over ontstaan dan heb je het recht om vragen te stellen via info@cripplecreekhuskies.nl.

Artikel 6 – Cameratoezicht

Het houden van cameratoezicht is van algemeen belang. Onze locatie is voorzien van camera’s, dit is voor jouw veiligheid en de veiligheid van ons personeel en onze materialen. Na 2 weken worden alle beelden automatisch verwijderd, tenzij er een goede reden is om de beelden langer te bewaren, bijv. naar aanleiding van diefstal of geweldpleging. De camerabeelden worden alleen door de directie bekeken indien dit nodig wordt geacht. In geval van verdenking van strafbare feiten worden de camerabeelden gedeeld met de politie. De gegevens worden opgeslagen in een systeem dat beveiligd is met een wachtwoord.

Artikel 7 – Cookies 7.1 Bezoek aan de website

Bij een bezoek aan onze website maken wij gebruik van cookies. Er zijn verschillende soorten cookies met ieder een eigen doel. Om jouw toestemming hiervoor te krijgen ga je akkoord met de cookiemelding die in beeld verschijnt op onze website.

7.1.a. Analytische Cookies

Analytische cookies hebben ondubbelzinnige toestemming nodig van de gebruiker van de website. Onze website maakt gebruik van analytische cookies om bijvoorbeeld bezoekersstatistieken bij te houden en een beter inzicht te krijgen in het functioneren van de website. Met deze cookies bekijken we aantallen van o.a. offerteaanvragen en boekingen, we kunnen hier geen persoonlijke gegevens aan koppelen. Zo kunnen we dus niet zien of je ons gebeld of gemaild heeft, maar wel dat iemand dat gedaan heeft. De gegevens van het sitebezoek zijn alleen intern zichtbaar voor zij die daar baat bij hebben in het uitvoeren van hun werkzaamheden. Deze gegevens worden voor altijd bewaard om terug te kunnen kijken naar verschillen in sitebezoek in het verleden en heden. Dit willen wij inzichtelijk houden ter verbetering van onze digitale marketing campagnes.

7.1.b. Functionele Cookies

Functionele cookies zijn actief in onze cadeaubonnenshop.. Hier wordt bijvoorbeeld opgeslagen wat er in het winkelmandje zit. Bij een gewone reservering worden deze cookies niet geplaatst, hier onthouden we dan ook niet hoever een bestelling is voltooid.

7.1.c. Tracking Cookies

Voor Tracking Cookies is toestemming nodig van de gebruiker van de website. Onze website maakt gebruik van tracking cookies om bijvoorbeeld individueel surfgedrag vast te leggen om zo profielen op te stellen waarbij het mogelijk is gerichte advertenties te ontwikkelen. Met deze cookies kunnen wij het zoekgedrag volgen en kunnen we vergelijkbare doelgroepen maken. Hiermee bouwen we interesseprofielen op. Deze gegevens worden gedeeld met een systeem om onze advertenties op de juiste manier in te kunnen richten. Het systeem is hierbij verantwoordelijk voor het verwerken van deze gegevens, wij staan daar los van en hebben een verwerkersovereenkomst met deze partij. De gegevens van het zoekgedrag zijn verder alleen intern zichtbaar voor zij die daar baat bij hebben in het uitvoeren van hun werkzaamheden. Deze gegevens worden voor altijd bewaard om terug te kunnen kijken naar verschillen in zoekgedrag in het verleden en heden. Wij willen dit inzichtelijk houden om passende advertenties te kunnen tonen aan onze (terugkerende) bezoekers. Zo wordt informatie toegespitst op het zoekgedrag en worden er geen overbodige advertenties getoond.

Artikel 8 – Gegevensvastlegging Klanten

8.1 Reserveringen en klantgegevens

Welke gegevens worden er bewaard? Voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, straat, huisnummer, postcode, woonplaats..

Waarom worden deze gegevens bewaard? De reservering wordt in het systeem gezet zodat de begeleider weet wie er langskomt. Het telefoonnummer wordt bewaard om eventueel contact op te nemen in het geval van vragen of onduidelijkheden. Het e-mailadres wordt bewaard om een bevestigingsmail te versturen, ook mails over het wijzigen van een reservering, de route en andere aanvullende informatie worden verstuurd.

Wie kan deze gegevens bekijken? De begeleiders die worden toegewezen aan de activiteit. Personen die contact op moeten nemen met de klant indien noodzakelijk.

Wie krijgt deze gegevens door? Extern krijgt niemand deze gegevens door.

Hoe lang worden de gegevens bewaard? Deze gegevens worden maximaal 3 jaar bewaard.

Waar worden de gegevens bewaard en hoe is dit beveiligd? Deze gegevens worden bewaard in het reserveringssysteem, dit is beveiligd met een wachtwoord.

Wie kan deze gegevens verwijderen? Iedereen die bij deze gegevens kan, kan de gegevens aanpassen en verwijderen.

Op welke grondslag is de verwerking gebaseerd? Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk een reservering te maken. Tevens is deze verwerking gebaseerd op algemeen en gerechtvaardigd belang. Zo maken wij de klantbeleving compleet

8.2 Contact met Klantenservice

Welke gegevens worden er bewaard? Alle gegevens die de klant zelf besluit te mailen of te bespreken aan de telefoon. Klantenservice heeft afhankelijk van de vraag meer informatie nodig over de persoon of reservering in kwestie. Er wordt een kopie van het (telefoon)gesprek bewaard.

Waarom worden deze gegevens bewaard? Deze gegevens zijn noodzakelijk om per mail of telefonisch contact te houden over de vraag die de klant heeft.

Wie kan deze gegevens bekijken? Medewerkers van de afdeling Klantenservice.

Wie krijgt deze gegevens door? Deze gegevens worden verwerkt door een mail en ticket provider. Zij kunnen de gegevens enkel inzien na toestemming van ons, bijvoorbeeld in het geval van support.

Is er een Verwerkers Overeenkomst met deze partij? Met de mail provider is er geen verwerkersovereenkomst, voor e-mail wordt dit niet gefaciliteerd vanuit deze provider. Voor de ticket provider is er wel een verwerkersovereenkomst.

Hoe lang worden de gegevens bewaard? Deze gegevens worden nooit verwijderd om optimaal in contact te kunnen zijn met onze klanten en optimale dienstverlening te kunnen geven omtrent vragen over diensten die in het verleden zijn geleverd.

Waar worden de gegevens bewaard en hoe is dit beveiligd? Deze gegevens worden bewaard in een online applicatie, dit is een systeem waarbij het verwerkende bedrijf de gegevens niet kan inzien. Dit systeem is beveiligd met een wachtwoord.

Wie kan deze gegevens verwijderen? Afdeling Klantenservice indien noodzakelijk.

Op welke grondslag is de verwerking gebaseerd? Deze verwerking is gebaseerd op toestemming van de gebruiker. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk een klant optimaal te helpen via de telefoon of per mail.

8.6 Eigen risico verklaring sledehondentocht

Welke gegevens worden er bewaard? Voornaam, achternaam, adresgegevens, telefoonnummer en handtekening. Waarom worden deze gegevens bewaard? In de akkoordverklaring wordt beschreven dat de deelnemer op de hoogte is van de rechten en plichten die komen kijken bij het deelnemen aan een sledehondentocht bij Cripple Creek. Tevens worden deze gegevens bewaard voor het geval zich er een ongeluk of andere vervelende situatie voordoet.

Wie kan deze gegevens bekijken? De begeleider van de sledehondentocht neemt deze verklaringen in ontvangst en geeft ze door aan de directie. Daar worden de verklaringen bewaard. Wie krijgt deze gegevens door? Extern krijgt niemand deze gegevens door, tenzij noodzakelijk wordt geacht dat een verzekeringsmaatschappij of politie deze gegevens inziet.

Is er een Verwerkers Overeenkomst met deze partij? Er is geen verwerkersovereenkomst met deze partijen omdat de gegevens niet verwerkt worden door deze partijen. Enkel inzicht is mogelijk in geval van noodzaak.

Hoe lang worden de gegevens bewaard? Deze gegevens worden nooit verwijderd om altijd terug te kunnen kijken in het geval van ongeluk of schade.

Waar worden de gegevens bewaard en hoe is dit beveiligd? Deze gegevens worden op papier bewaard in een afgesloten ruimte. Beveiligd met een sleutel en alarmsysteem.

Wie kan deze gegevens verwijderen? De directie indien noodzakelijk.

Op welke grondslag is de verwerking gebaseerd? Deze verwerking is gebaseerd op toestemming van de gebruiker. De gebruiker gaat akkoord met de beschreven punten alvorens hij/zij deelneemt aan een sledehondentocht. Daarbij is het ook noodzakelijk voor de uitvoering van een sledehondentocht, zonder ingevulde deelnemersverklaring mag een klant niet deelnemen aan de evenementen.

8.7 Ongevallen registratie

Welke gegevens worden er bewaard? Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, locatie/datum/tijd van ongeval, soort letsel en afhandeling daarvan. Waarom worden deze gegevens bewaard? Deze gegevens zijn noodzakelijk om te bewaren voor het geval er verzekeringswerk van wordt gemaakt. Ook bewaren we deze gegevens om verdere ongevallen te kunnen voorkomen. Wie kan deze gegevens bekijken? De begeleider van het evenement vult de gegevens in van het ongeval. De directie kan deze gegevens bekijken. Wie krijgt deze gegevens door? Extern krijg niemand deze gegevens door tenzij een hulpverlener vraagt naar wat er gebeurt is voor een verdere afhandeling van het letsel. Hoe lang worden de gegevens bewaard? Deze gegevens worden nooit verwijderd om altijd terug te kunnen kijken welke ongevallen er gebeurd zijn om zo de locaties te optimaliseren en te behoeden voor meerdere ongevallen. Waar worden de gegevens bewaard en hoe is dit beveiligd? Deze gegevens worden bewaard in een afgesloten ruimte beveiligd met een sleutel en een alarmsysteem. Wie kan deze gegevens verwijderen? De directie. Op welke grondslag is de verwerking gebaseerd? Deze verwerking is gebaseerd op vitale belangen. Voor de gezondheid van de klant is het belangrijk deze gegevens te noteren om later evt. te kunnen reconstrueren wat er gebeurd is. Ook is het van gerechtvaardigd belang zodat wij de klantervaring kunnen optimaliseren in het vervolg.

Artikel 9 – Gegevensvastlegging Leveranciers

9.1 Inkoop- en verkoopadministratie

Welke gegevens worden er bewaard? NAW gegevens, telefoonnummer, e-mailadres van debiteuren. KVK-nummer, bankrekeningnummers, BTW-nummers van crediteuren.

Waarom worden deze gegevens bewaard? Deze gegevens bewaren we in verband met de bewaarplicht voor de inkoop- en verkoopadministratie.

Wie kan deze gegevens bekijken? De directie.

Wie krijgt deze gegevens door? Op verzoek kan de Belastingdienst de informatie opvragen en bekijken. Deze gegevens worden verwerkt door een financiële provider. Is er een Verwerkers Overeenkomst met deze partij? Met deze financiële provider is er een verwerkersovereenkomst. Hoe lang worden de gegevens bewaard? De Belastingdienst vereist dat we deze gegevens 7 jaar bewaren. Gegevens uit 2018 worden dus tot minimaal 2025 bewaard.

Waar worden de gegevens bewaard en hoe is dit beveiligd? Deze gegevens worden bewaard in de cloud van online servers. De financiële provider draagt hierbij zorg voor de beveiliging conform haar SLA (Service-Level-Agreement).

Wie kan deze gegevens verwijderen? De directie.

Op welke grondslag is de verwerking gebaseerd? Deze verwerking is gebaseerd op een wettelijke verplichting: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/administratie_opzetten/hoe_lang_moet_u_uw_administratie_bewaren

9.2 Papieren archief

Welke gegevens worden er bewaard? Inkoopfacturen, contracten en langjarige overeenkomsten. Waarom worden deze gegevens bewaard? Deze gegevens bewaren wij in verband met een wettelijke verplichting. Wie kan deze gegevens bekijken? De directie en de Accountant.

Wie krijgt deze gegevens door? Op verzoek kan de Belastingdienst de informatie opvragen en bekijken.

Hoe lang worden de gegevens bewaard? De inkoopfacturen worden maximaal 1 jaar bewaard, daarna worden ze gedigitaliseerd en is artikel 9.1 van toepassing. De Belastingdienst vereist dat we deze gegevens 7 jaar bewaren. De ‘uitzonderingen’ conform de Belastingdienst bewaren wij 10 jaar.

Waar worden de gegevens bewaard en hoe is dit beveiligd? De gegevens worden bewaard in een archiefkast op kantoor of (tijdelijk) bij de administrateur/accountant. Het kantoor is beveiligd met een alarmsysteem en alleen de directie heeft toegang tot de archiefkast.

Wie kan deze gegevens verwijderen? De directie op verzoek van klant of leverancier.